¿Llegás al final del día y sentís que cumpliste tus plazos más apremiantes pero no lograste nada que sea fundamentalmente importante? No estás solo. Una serie de estudios muestran que las personas generalmente optan por completar tareas con fechas límite muy corta, incluso en situaciones en las que las tareas con plazos menos urgentes, son iguales de fáciles y prometen una mayor recompensa. Para desafiar los hábitos adquiridos y salir de la zona de confort, es clave concentrarse y hacer foco en el crecimiento personal.
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Falta de concentración y atención
“Una paradoja que enfrentan muchas personas es que nuestras tareas más significativas tienen plazos menores que las tareas que son relativamente poco importantes”, explica Alice Boyes, doctora en psicóloga clínica convertida en escritora y autora de “El kit de herramientas de una mente sana”. Según su mirada, la explicación está en las prioridades que nos movilizan y que pueden estar relacionadas con:
- Promulgar valores (por ejemplo, ser voluntario en una actividad benéfica o pasar más tiempo con sus hijos).
- Lograr el reconocimiento público (ser invitado a sentarse en paneles de la industria o escribir un libro).
- Mejorar habilidades vitales (aumentar su conocimiento de estadísticas o aprender un nuevo idioma).
- Evitar situaciones complicadas a futuro (programar un chequeo anual con el médico o crear un protocolo de gestión de crisis para su negocio).
“Si eres como la mayoría de las personas, estas prioridades se quedan en tu mente mientras trabajas en tareas de poca importancia y específicas para el tiempo, como reservar una habitación de hotel para una conferencia, borrar la bandeja de entrada de tu correo electrónico o escribir una publicación mensual hoja informativa”, explica Boyes en un artículo publicado en la Harvard Business Review.
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Técnicas para mejorar la concentración
Boyes propone una lista de estrategias prácticas y consejos para resolver problemas de atención y concentración, pero aclara que ninguna de estas sugerencias te llevará a tomar decisiones perfectas.
“Apuntar a la perfección es lo que hace que la gente se quede estancada. En su lugar, implemente estrategias que gradualmente lo llevarán en la dirección correcta, pero no requieren mucho esfuerzo”, explica la psicóloga.
Compartimos la lista de consejos y técnicas de concentración mental que Boyes propone en uno de los mejores libros de superación personal escritos hasta el momento.
Programar tareas importantes y darse más tiempo del necesario
“Para tareas muy importantes y evitadas desde hace mucho tiempo, me gusta una estrategia que llamo limpiar las cubiertas, lo que significa asignar una tarea en particular para que sea la única en la que trabajo durante todo un día. Hace poco utilicé esta estrategia para configurar un administrador de contraseñas, algo que había pospuesto durante literalmente años”, dice Boyes.
La investigación muestra que programar cuándo y dónde haremos algo hace que sea mucho más probable que la tarea se realice
Sostiene la especialista que “las tareas desconocidas pero importantes a menudo tienen una curva de aprendizaje que hace que la cantidad de tiempo que tomarán sea completamente impredecible. Trabajar en ello nos hace sentir más torpes que eficientes, que es otro factor sutil por el cual no las hacemos. La estrategia de "limpiar las cubiertas", de permitirse un día completo, incluso cuando eso parece excesivo, puede ser útil en estos casos", sostiene la especialista. “Para no posponer el cuidado personal importante, trate de tener un horario designado una vez a la semana que esté disponible para que haga una cita personal durante el horario de trabajo, si fuera necesario. Esto puede ayudar a garantizar que se investiguen los problemas médicos con anticipación. En la mayoría de las semanas, la ranura no se utilizará, pero la mantendrá cerrada para cuando surja la necesidad”.
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Aislar los elementos más relevantes de las tareas importantes
“Las grandes tareas a menudo requieren un progreso gradual –dice Boyes-. Volviendo al ejemplo del administrador de contraseñas, mi objetivo inicial había sido crear contraseñas nuevas, sólidas y únicas para todas mis cuentas en línea, pero esto no era absolutamente necesario. Tenía más sentido comenzar con mis 10 a 20 cuentas más valiosas”.
Si habitualmente establecemos metas tan altas que terminamos posponiéndolas, deberíamos intentar ésto: cuando consideremos un objetivo, también consideremos una versión de la mitad del tamaño de lo que nos hemos propuesto.
“Mentalmente coloque su versión original y la versión de la mitad del tamaño una al lado de la otra, y pregúntese cuál es el objetivo mejor (más realista). Si su tarea todavía se siente intimidante, disminuya aún más hasta que se sienta factible. Puede terminar con un objetivo que es un cuarto o un décimo del tamaño de lo que inicialmente consideró, pero que es más alcanzable, y una vez que comienza, siempre puede seguir”, explica Boyes.
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Gestionar los sentimientos de ansiedad
Muchas tareas importantes implican pensar sobre cosas que pueden salir mal, lo que provoca ansiedad. Ejemplos: planificar la sucesión del negocio, leer las pólizas de seguro o crear un plan de manejo de crisis.
Incluso cuando las tareas no implican contemplar catástrofes, las que tienen el potencial de obtener grandes ganancias en el futuro generalmente implican controlar la ansiedad. Los ejemplos generales de tareas importantes pero que pueden provocar ansiedad incluyen: desarrollar nuevas amistades, hacer algo desafiante por primera vez, preguntarnos por lo que deseamos, tener conversaciones incómodas, enfrentar y corregir errores, y desmantelar tareas que llevan en desarrollo varios meses.
“Podrás alcanzar metas que implican salir de tu zona de confort psicológico si tienes habilidades de primer nivel para manejar tus pensamientos y emociones”
En términos generales, trabajar en cosas importantes generalmente requiere tener buenas habilidades para tolerar emociones incómodas. Cuenta Boyes que para ella leer el trabajo de escritores que son mejores es útil para mejorar sus habilidades, pero desencadena la envidia y la comparación social. Reconocer y etiquetar las emociones específicas que hacen que una experiencia sea emocionalmente desafiante es un paso básico pero efectivo para reducir esas emociones.
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Dedicarles menos tiempo a tareas sin importancia
Las tareas sin importancia tienen una desagradable tendencia a ocupar más tiempo de lo que deberían. “Por ejemplo, sentarse a revisar el informe de un empleado, pero antes de darse cuenta, pasó una hora reescribiendo todo. En el futuro, puede decidir limitarse a hacer sus tres comentarios más importantes sobre cualquier trabajo que sea fundamentalmente aceptable, o darse un límite de tiempo sobre cuánto tiempo dedicará a proporcionar notas”, explica la especialista.
Tener estrategias para tomar decisiones más rápidas también puede ser útil. Cuando tengamos que tomar una decisión apremiante, puede ser mejor tomar una decisión rápida que una decisión perfecta que tome más tiempo.
Priorizar
Es clave priorizar las tareas que reducirán el número de tareas urgentes pero sin importancia.
“En la vida moderna, es fácil caer en la trampa de estar "demasiado ocupado persiguiendo vacas para construir una valla". El tipo de escenarios que más deseamos evitar son arreglar los mismos problemas una y otra vez o dar las mismas instrucciones repetidamente”, sostiene la escritora.
Para superar un patrón de comportamiento de “todo el día "persiguiendo vacas", Boyes propone subcontratar, automatizar, agrupar pequeñas tareas, eliminar tareas, optimizar su flujo de trabajo o crear plantillas para tareas recurrentes.
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Prestar atención
Prestar atención a lo que te ayuda a ver (y seguir) el panorama general.
Cuando estamos inmersos en la rutina, es difícil tener suficiente espacio mental para ver el panorama general. Presta atención a lo que naturalmente te ayuda a hacer esto. “Algo que me ayuda es viajar, especialmente sola” dice Boyes e inmediatamente agrega que “Las hojas de cálculo me ayudan a ver el panorama general también. Por mucho que odie la contabilidad y los impuestos, hacerlos me ayuda a prestar atención y optimizar mi situación general. Tomar más descansos puede ayudarte a evitar que pases mucho tiempo sin cosas importantes sin darte cuenta de lo que estás haciendo”.
“Otra cosa que me ayuda a mantenerme enfocado en mis objetivos importantes es ponerme al día con los colegas que veo cada seis meses más o menos. Invariablemente, esto implica entrevistarse mutuamente sobre lo que hemos estado haciendo y lo que intentamos hacer. Del mismo modo, cuando se trata de dinero, hay ciertos bloggers de finanzas personales que me gusta leer de vez en cuando para ayudarme a mantener el rumbo”, aclara.
